IA na empresa: por onde começar sem gastar dinheiro à toa

Começa pela tarefa, não pela ferramenta

A pergunta certa não é «que ferramenta de IA devo comprar». É «que tarefa nos rouba horas todas as semanas e não gosta ninguém de fazer». Escreve as cinco piores numa folha, com uma estimativa de horas por semana à frente de cada uma. Essa folha vale mais do que qualquer demonstração de fornecedor.

Depois escolhe a primeira pelos três critérios seguintes, por esta ordem. Quase sempre a vencedora não é a tarefa mais cara — é a mais repetida.

• É repetitiva e escrita. Texto que entra, texto que sai: resumos, respostas a pedidos parecidos, classificação de emails, primeiras versões de propostas.
• Um erro não é grave. Se enganar-se custa um cliente ou uma coima, essa não é a tarefa para começar.
• Alguém consegue verificar o resultado em segundos. Se validar demora tanto como fazer, não poupaste nada.

Se a primeira tarefa que escolheste falha em qualquer um dos três critérios, escolhe outra. É mais barato do que descobrir daqui a três meses.

O teste das duas semanas

Antes de comprar seja o que for, faz isto com a subscrição individual mais barata que encontrares, ou mesmo com o plano gratuito.

• Escolhe duas pessoas que fazem mesmo essa tarefa. Não os chefes.
• Duas semanas a usar a ferramenta só nessa tarefa, nada mais.
• No fim, uma pergunta: quanto tempo poupaste, e o que teve de ser corrigido à mão?
• Se a resposta for «pouco» ou «não sei», a tarefa estava mal escolhida — ou a ferramenta não serve. Em qualquer dos casos, gastaste umas dezenas de euros, não uns milhares.

Decidir sobre dados antes, não depois

Se ninguém decidiu nada, a equipa já anda a colar coisas em chatbots públicos — incluindo coisas que não deviam sair da empresa. Isto não se resolve com uma proibição, que só empurra o problema para fora da vista. Resolve-se com uma folha de três linhas.

• O que nunca sai: dados de clientes identificáveis, contratos, dados de saúde, credenciais. Sem excepções.
• O que sai sem problema: textos públicos, rascunhos internos sem nomes, documentação técnica que já está online.
• O que sai só em ferramentas aprovadas: o meio-termo — e para isso alguém tem de manter uma lista curta do que está aprovado.

Cinco minutos numa reunião de equipa e uma folha partilhada resolvem noventa por cento disto. O RGPD continua a aplicar-se exactamente como sempre se aplicou; o que muda é o número de sítios para onde os dados podem escapar sem ninguém reparar.

Os três erros caros

• Comprar licenças para toda a gente antes de uma equipa pequena ter provado que funciona. Passados dois meses, metade dos lugares não é usada e ninguém quer ser quem cancela.
• Automatizar um processo mau. A IA faz o processo mais depressa — se o processo estava errado, agora está errado mais depressa e em maior quantidade.
• Deixar de fora quem faz o trabalho. Ferramentas escolhidas em reunião de direcção e impostas em baixo não são usadas, e ninguém diz porquê.

Se preferires fazer isto com alguém de fora que já passou por aqui, é exactamente o que faço no diagnóstico.Ver a consultoria